EVENTOS E EXPERIÊNCIAS MEMORÁVEIS: LUCRANDO ALÉM DA HOSPEDAGEM

Com as mudanças de comportamento dos consumidores, cada vez mais exigentes e em busca de novas experiências, a maioria dos negócios tiveram que readaptar o modo de atuação.

No caso dos hotéis, pousadas e resorts, muitos não se encaixam mais apenas como espaços de passagem ou de descanso temporário, se tornaram também locais de vivências únicas e memoráveis.

Diante dessas necessidades do mercado, hotéis têm apostado na promoção, terceirização e locação de espaços, o que os transforma em palcos de eventos marcantes.

Os eventos realizados com mais frequência em hotéis, pousadas e resorts são:

• Casamentos;
• Aniversários;
• Festas e luais;
• Convenções, reuniões e confraternização empresariais;
• Lançamentos de produtos e outras celebrações especiais.

Ao investirem na criação de espaços projetados para a realização de eventos, hotéis, pousadas e resorts proporcionam aos hóspedes e visitantes a oportunidade de concretizarem seus momentos especiais em cenários encantadores.

Para quem opta em fazer uma comemoração em hotéis, um dos principais benefícios é a praticidade, já que o local conta com boa parte ou toda, estrutura necessária para a realização do evento.

De acordo com a Welcome Weddings, empresa de Assessoria em Casamento, algumas das vantagens de realizar um casamento em hotel são:

1. Casar em hotel faz com que noivos e convidados fiquem juntos o tempo todo;

2. Um casamento em hotel oferece entretenimento para todas as idades e o tempo todo;

3. Os hotéis têm uma vasta diversidade de espaços para a cerimônia e festas do casamento;

4. Casar em hotel: Ótimo custo-benefício. 

Realizar um casamento ou uma festa em hotéis, pousadas ou resort é uma opção muito vantajosa, já que o local da cerimônia é o mesmo da festa e do descanso pós-evento. Isso evita deslocamentos, atrasos e a contratação de dezenas de fornecedores.

Alguns exemplos do que o hotel ou pousada pode oferecer aos clientes:

• Exclusividade de todo o espaço;
• Diferentes áreas e cenários (salões de festas, jardins, auditórios, decks, espaços gourmet e cozinhas equipadas, espaços kids para recreação)
• Serviços de restaurante e bar, com diferentes opções de alimentação e bebidas;
• Móveis e decoração;
• Utensílios, como louças, talheres e copos;
• Serviços de limpeza e segurança;
• Estacionamento, valet e monitoramento;
• Animação;
• Hospedagem exclusiva para os participantes do evento.

Eventos internos

Outra possibilidade é a realização de eventos apenas para os hóspedes. Aproveitar os espaços existentes para sediar eventos e festas internas gera receita adicional, especialmente em baixa temporada.

Além das tradicionais festas de Natal e de réveillon, há várias possibilidades de entregar experiências únicas.

Veja algumas possibilidades de promover seu próprio evento:

1    Experiências gastronômicas: a oferta de jantares exclusivos preparados por chefs renomados têm atraído cada vez mais apreciadores da gastronomia. Um jantar com vinhos harmonizados, por exemplo, pode ser uma grande ideia.

2    Cultura local: promover atividades que permitam aos hóspedes aprenderem e criar é uma abordagem diferente. Um hotel fazenda ou em uma área rural pode oferecer oficinas de gastronomia com ingredientes locais e da estação.

3    Eventos históricos: organizar momentos temáticos que se destacam pela originalidade e criatividade é uma excelente maneira de atrair mais hóspedes. Por exemplo, um hotel histórico promover uma noite retratando uma era passada, com trajes, música e cardápio da época.

4    Shows e eventos: ao aproveitar shows e eventos que já estão acontecendo na cidade, o hotel pode oferecer pacotes que incluam hospedagem e ingressos. Além disso, organizar eventos paralelos, como pré ou pós festas atrai um público que busca estender a experiência do evento principal.

5    Pequenos festivais, shows ou luais: organizar esses tipos de eventos pode atrair tanto hóspedes quanto moradores da cidade. Pode ser apenas o show ou envolver jantares, aumentando ainda mais o lucro.

6    Eventos de bem-estar e saúde: com a crescente preocupação com o bem-estar, os hotéis podem oferecer retiros e encontros focados em saúde mental, ioga, meditação e outras práticas.

7    Eventos de caridade ou de responsabilidade social: eventos de caridade e responsabilidade social podem atrair um público engajado para jantares beneficentes, leilões ou eventos de arrecadação de fundos para causas locais.

A promoção de eventos e festas, além de aumentar o faturamento de um hotel, cativa diferentes públicos e fortalece a reputação do empreendimento, tornando-se referência no setor.

Planejamento e gestão eficiente de eventos

Independentemente do formato, estilo e tamanho, qualquer evento requer planejamento e organização, pois envolve uma série de etapas e detalhes.

Começa basicamente com a definição do tipo de evento, data, público e orçamento. Em seguida, acontecem as pesquisas, reservas de espaços, contratação de fornecedores (como alimentação e bebidas, decoração, som e iluminação) e muito mais.

Para garantir que tudo ocorra sem contratempos, e fazer com que a complexa tarefa de planejar e executar um momento marcante se torne algo fluido e eficiente, é preciso contar com ferramentas que auxiliem do início ao pós-evento.

 Sistema para gestão de eventos

A Desbravador, como especialista no desenvolvimento de softwares para o setor hoteleiro há 35 anos, conta com diversas ferramentas digitais que apoiam e realizam todas as atividades e processos que envolvem a operação de hotéis e pousadas.

Para o setor de eventos, uma dessas tecnologias é o Sistema Eventos, um programa que simplifica todo o processo de planejamento, execução e análise pós-evento, garantindo um fluxo de trabalho eficaz e a satisfação tanto dos organizadores quanto dos participantes.

SISTEMA PARA GERENCIAMENTO DE EVENTOS

Para gerenciar qualquer evento, de ponta a ponta

Conhecendo todas as necessidades envolvidas no planejamento, desenvolvimento e avaliação de eventos, a Desbravador dispõe de um módulo de gerenciamento para diferentes ocasiões.

Pode ser personalizado para atividades de diversos segmentos:

• Bares;
• Restaurantes;
• Baladas e festas;
• Hotéis, pousadas e resorts;
• Multipropriedades e outros.

Abrange desde o início da negociação, com a gestão de orçamentos até a finalização do evento.

Conheça as principais funcionalidades:

Follow-up/acompanhamento

Permite a visualização de todos os contatos entre clientes/solicitantes.

Eventos

Realiza um cadastro completo do evento com:

• Datas;
• Categoria;
• Área de interesse;
• Status;
• Departamentos envolvidos (pessoas e setores responsáveis por cada necessidade).

Possibilita a visualização do quadro geral e demonstra o resumo de cada um dos eventos.

Ambientes

• Dá acesso aos tipos de ambientes e estrutura disponível, além de incluir imagens dos locais.
• Pelo mapa de ambientes é possível analisar a disponibilidade e as reservas dos espaços. 

Ambientes

O cadastro de ambientes é completo, sendo possível realizar composições, inserir formatos e capacidades, metragens e valores. 

Equipamentos

Repositório com todos os equipamentos disponíveis.

• Tipos, modelos e quantidades de cada item;
• Valores das diárias;
• Locais e horários que devem ser instalados e retirados.

Cardápio

Contempla as opções de refeições e possibilita descrever menus para diferentes ocasiões. 

Hospedagem

Quando vinculado à hotelaria, é possível consultar a disponibilidade dos quartos, fazer reservas e o controle de pensões.

 Documentos

• Conta com funcionalidade customizável para inclusão de documentos como orçamentos, ordens de serviços, contratos e outros.
• Gera documentos personalizados para cada tipo de evento.

Equipes

Possibilita cadastrar e controlar todas as pessoas (internas e terceirizadas) que fazem parte do evento, com diferentes permissões de acesso.

Relatórios

Ao final, é possível analisar a performance do evento por meio de dados seguros.

Facilite a gestão de eventos com uma ferramenta completa, prática e segura.

Entre em contato para agendarmos uma demonstração dessa ferramenta, que auxiliará seu hotel ou pousada a proporcionar experiências únicas e memoráveis aos hóspedes.

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